Genealogie mit Ordnung und Struktur
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Die Übersicht behalten
Je länger man forscht und je mehr Vorfahren man findet, desto mehr Unterlagen sowohl auf Papier als auch digital sammeln sich an. Es ist daher schon zu Beginn ratsam, ein strukturiertes System anzulegen, um effektiv forschen zu können. Daten müssen gespeichert, Dokumente gescannt oder abgeheftet werden - da hilft es, ein Ordnungssystem zu erstellen, um die Übersicht zu behalten.
Diese Anleitung soll Dir eine Hilfestellung dazu geben, analoge und digitale Informationen zu organisieren.
Die Vorteile eines Ordnungssystems
Die Zeitersparnis und Fehlerreduzierung ist als Hauptgrund einer ordentlichen Ablage aller Dokumentationen zu nennen.
- auf Unterlagen ist schneller zuzugreifen
- eine bessere Übersicht über Quellen
- die Weitergabe von Daten oder Dokumenten an Angehörige wird erleichtert
- neue Ergebnisse können fortlaufend und zügig dokumentiert werden
- analoge und digitale Daten sind besser zu kombinieren
Gerade zu Beginn sieht man noch nicht unbedingt die Notwendigkeit, sich ein System zur Organisation einzurichten - aber ohne System entsteht mit jahrelanger Familienforschung eher ein Sammelsurium - doppelte Arbeit und unrichtige Verknüpfungen sind die Folge.
Konzept, zusammengetragene Informationen zu ordnen
Chronologisch
Daten werden bei diesem System zeitlich sortiert. Dies stellt die Ereignisse in die richtige Zeitabfolge, auf- oder absteigend, und gibt einen guten Überblick zu zeitlichen Ereignissen. Diese Art ist beim Erstellen von Chroniken hilfreich.
Die Jahreszahl sollte dabei immer an erster Stelle stehen, gefolgt von Monat und Tag, damit die Sortierung nach Jahr erfolgen kann und eine chronologische Abfolge gewährleistet ist.
Ereignisorientiert
Hierbei werden die Daten bestimmten Ereignissen zugewiesen, z.B. Geburt, Heirat, Tod, Wohnort, Beruf, ... Diese Sortierung erlaubt einen guten Überblick zu den Beziehungen verschiedner Personen untereinander. Entwicklungen innerhalb der einzelnen Familienzweige lassen sich so gut nachvollziehen.
Familienzweig, oder-namen
Diese Art der Sortierung folgt einer klaren und logischen Aufteilung nach Hauptzweigen einer Familie und/oder nach Familiennamen. So hat jeder Zwieg und Name einen seperaten Ordner und Verwechslungen bei gleichnamigen Familiennammer unterschiedlicher Linien können minimiert werden. Die Trennung nach paterner und materner Linie bietet sich hier an.
Es ist dabei sinnvoll, nicht nur digital diese Struktur aufzubauen, sondern analog dazu die Aufteilung ebenfalls bei den Papier-Dokumenten in den Aktenordnern o.ä. zu übernehmen.
Farbmarkierung
Ergänzend zu den o.g. Methoden lassen sich über Farbzuweisungen einzelne Familienzweige, Generationen oder Ereignisse noch besser unterteilen. Farbsysteme begünstigen die schnelle Auffindbarkeit und Sortierung der Daten und helfen auch visuell den Überblick zu behalten.
Papierdokumente
Das digitale Ordnungssystem läßt sich auch auf die Organisation des Papierkrams übertragen. Es ist von Vorteil in beiden Systemen die gleiche Struktur und Farbkombinationen zu verwenden. Hier gibt es je nach persönlicher Präferenz verschieden Möglichkeiten, Dokumente abzulegen: Aktenordner, Registermappen oder -boxen, ...
Digitale Konzepte
Ordner- und Dateistruktur
Die Ordnerstruktur ergibt sich aus einem der im obigen Abschnitt genannten Ordnungsmethoden. Neben den Ordnern sammeln sich im Laufe der Familienforschung viele Dateien an: Geburts-, Hochzeits- und Sterbeeinträge, digitale Archivdokumente, Postkarten, Briefe u.v.m.
Damit die Ordnung nicht bei den Verzeichnissen endet, sollten auch die Dateinamen eine Struktur haben, die ein schnelles Finden und eindeutige Information des Dateiinhalts ermöglichen.
Dateinamen könnten mit dem Nachnamen der Person beginnen. Die Sortierung erfolgt dann auf- oder absteigend in alphabetischer Reihenfolge primär dem Nachnamen nach. Weitere Differenzierungen ergeben sich über Vornamen, Geburtsjahre, dem Ort und der Art des Dokuments: Nachname_Vorname_Geburtsjahr_Ort_Art.png
Eine weitere Möglichkeit für Dateinamen ist die vorrangig chronologische Sortierung. Dabei wird z.B. die Jahreszahl mit Monat und Tag als Datum eines Ereignisses mit anschließender Anordnung des Nach- und Vornamens ausgewählt:
Jahr-Monat-Tag_Nachname_Vorname_Art_Ort.png
Konzepte für den Papierkram
Neben der digitalen Organisation fallen auch in der heutigen Zeit viele Papierdokumente während der Vorfahrenrecherche an: Standesamtsurkunden, Fotos, Zeugnisse, alte Briefe und Postkarten. Vor allem alte Unterlagen möchte man geschützt und sicher aufbewahren. Hier bieten sich Systeme aus Pappe oder Papier an, wie sie auch in Archiven Verwendung finden. Von Folien zur Archivierung ist abzuraten. Die Verwahrung des sortierten Papierkrams sollte an einem geschützten, trockenen Ort sein.
Eine gute Struktur bei der Beschriftung erleichtert das Finden und kann analog zu der Benennung der digitalen Ordner ausgewählt werden. Eine Unterteilung nach Familienzweigen oder Generationen bietet sich an.
Empfehlenswert ist die Papierdokumente zu scannen und nach dem bereits ausgewählten Namenkonzept für Dateien digital zu sichern. Dies ermöglicht auch die Einbindung der digitalen Dokumente in eine Genealogie-Erfassungsprogramm.
Sicherungskonzepte
Für die digitalen Unterlagen und Datenbanken ist eine regelmäßige Sicherung wichtig. Hier kommt auch die im obigen Abschnitt genannte digitale Duplizierung der Papierdokumente zum Tragen, die in digitalisierter Form bereits gesichert sind, aber natürlich ebenfalls in ein Backup-System mit integriert werden sollten.
Es gibt für einen Familienforscher nichts schlimmeres, als dass ein Crash des Computersystems alle bisher gesammelten Daten vernichtet. Im schlimmsten Fall sind sie nicht rekonstruierbar und damit auf immer gelöscht.
Dem Datenverlust vorzubeugen ist daher unbedingt Priorität einzuräumen.
Backup Systeme
Die Daten auf dem Rechner sollten durch ein regelmäßiges Backup gesichert werden. Je nach Produktivitätslevel kann das eine tägliche Sicherung bedeuten. Externe Festplatten mit geeignetem Speicherplatz sind dazu gut geeignet, die System lassen sich so einrichten, dass eine automatische Sicherung vorgenommen wird.
Berücksichtigt sollte dabei aber auch das bekannteste unter den Sicherungssystemen:
das 3-2-1 Backup Prinzip:
3 Kopien derselben Dateien sollten vorhanden sein.
- das Original
- eine Sicherung
- eine weitere Sicherung
(Fällt ein Segment aus, sind noch zwei andere vorhanden)
2 unterschiedliche Speichermedien für Backups:
- externe Festplatte
- USB-Stick
- Netzwerkspeicher
- Cloud-Speicher
(Fehler oder Defekte der Speichermedien bedrohen nicht alle Kopien gleichzeitig)
1 externes Backup an einem anderen Ort und räumlich getrennt:
- Cloud-Speicher
- bei einer Person Ihres Vertrauens
(Schutz vor Feuer, Wasser, Diebstahl, technischen Defekten)
Genealogie-Tagebuch
Nicht immer ist die Recherche sofort mit dem Finden von Daten verbunden. Gründe dafür sind vielfältig, z.B. könnten Vorfahren oft umhergezogen oder der Kirchenbuchschreiber hat Fehler gemacht. Das Ergebnis dessen ist, dass man eine größere Suche durch diverse Dokumente, Kirchenbücher oder Datenbanken starten muss. Um dabei nicht den Überblick zu verlieren, kann es vorteilhaft sein, ein Genealogie-Tagebuch in Form einer Checkliste oder eines Logbuchs zu führen. Die digitale Form ist dabei der Vorzug zu geben, da Dateien nach Stichworten durchsuchbar sind.
Auf diese Art können Sie immer nachvollziehen, in welchen Quellen Sie bereits gesucht haben und über ein Farbsystem beispielsweise den Stand der Suche markieren.
Fehler vermeiden
Gerade, wenn man als Neuling in die Familienforschung einsteigt, wird über der Freude von gefundenen Daten und dem Erweitern der Familiendaten die Organisation und Ordnung diverser Unterlagen oft übersehen. Das Ergebnis ist, dass man irgendwann den Überblick verliert und frustriert doppelt recherchiert. Daher ist es auch für Einsteiger wichtig, sich von Beginn an ein Konzept zu überlegen, unter dem man Ordner und Dateien anlegt, aber auch wie man den Papierkram archivieren möchte.
Zum Ordnungssystem gehört auch, sich gleich zu Beginn mit der Erfassung von Quellen anzufreunden. Oft wird das vergessen und greift man Monate oder Jahre später erneut auf die Daten zurück, weil sich z.B. neue Erkenntnisse ergeben, kann man sich nicht mehr erinnern, woher man sie einst erhalten und übernommen hat. Nur mit entsprechender Quellenerfassung vermeidet man läßt sich die Herkunft der Daten nachvollziehen.
Anmerkung:
Diese Liste erhebt keinerlei Anspruch auf Richtigkeit oder Vollständigkeit, sondern dient der Orientierung.